We werken al zo’n 10 jaar samen met Bernard, en dat is niet zonder reden. Hij heeft ons ERP-systeem doorontwikkeld en verrijkt met externe webapplicaties en daarmee een grote groei van de organisatie mogelijk gemaakt. Wat Bernard onderscheidt, is dat hij zich goed verdiept in onze bedrijfsprocessen en daarin ook adviseert en meedenkt in wat wel en niet te doen. Hij bouwt niet zomaar wat je vraagt, hij scherpt het proces aan.
Kleinkunstig
Geautomatiseerde planning, docentenportaal en facturatie voor Cultivier B.V., bekend van Kleinkunstig, Grote Broer en IUDK
De uitdaging
Cultivier B.V. is met handelsnamen als Kleinkunstig, Grote Broer en IUDK de grootste aanbieder van culturele workshops en voorstellingen in het Nederlandse onderwijs. Jaarlijks bereiken ze meer dan 125.000 leerlingen, met een netwerk van ruim 300 workshopdocenten verspreid door het hele land.
Achter dat bereik zit een operationele realiteit die snel groot wordt. Voor elke opdracht moet de juiste docent worden ingepland, geïnformeerd, voorzien van praktische details, en na afloop uitbetaald. Toen Codivo betrokken raakte, gebeurde dat planningswerk grotendeels handmatig: medewerkers selecteerden docenten op basis van eigen kennis en ervaring. Dat werkte, maar het schaalde niet mee met de groei van de organisatie.
De wens was tweeledig. Het bestaande ERP-systeem doorontwikkelen tot een platform dat de complexe planningslogica zelf kon afhandelen, en daarnaast een externe omgeving bouwen waarmee 300 docenten zelfstandig opdrachten kunnen inzien, accepteren, declareren en afrekenen.
De aanpak
Het ERP draait op een legacy-platform dat al jaren goed dienst doet voor de interne werkprocessen. Vervangen lag niet voor de hand: kostbaar, risicovol en niet nodig voor de processen die er goed in zaten. In plaats daarvan is gekozen voor een aanpak waarbij het ERP de bron van waarheid blijft, en moderne .NET-componenten en webapplicaties eromheen worden gebouwd voor alles waar het ERP zich minder goed voor leent. Denk aan complexe matching-logica, een externe portaalomgeving en koppelingen met externe systemen.
Die keuze is geen technisch compromis, maar de strategie. Het bestaande systeem wordt niet weggegooid, maar gericht uitgebreid op de plekken waar dat de meeste waarde oplevert.
Intelligent matchen van docenten en opdrachten
Voor elke opdracht moet het systeem bepalen welke docent uit het netwerk het beste past. Dat is geen kwestie van "wie is beschikbaar", maar een afweging tussen meerdere factoren tegelijk: reisafstand en daarmee reiskosten, voorkeuren en specialismen van de docent, wensen van de school, eerdere ervaringen van klanten met die specifieke docent, en de inzet van de docent in het recente verleden zodat opdrachten eerlijk verdeeld blijven over het netwerk.
Het matching-algoritme weegt deze factoren tegen elkaar af en doet voorstellen voor de best passende docent per opdracht. De medewerkers van Kleinkunstig hoeven de opdracht alleen klaar te zetten. Het systeem regelt de planning op de achtergrond en geeft een seintje zodra een docent akkoord heeft gegeven.
Docentenportaal: 300 leveranciers, één omgeving
Naast het ERP is een aparte webapplicatie ontwikkeld waar de ruim 300 workshopdocenten zelfstandig hun werk regelen. De applicatie communiceert direct met het ERP, zodat alles wat in het portaal gebeurt onmiddellijk in het bronsysteem landt en omgekeerd.
In het portaal kan een docent alle relevante informatie over een aangeboden opdracht inzien: de school, de collega-docenten, de wensen van de klant, de specifieke eisen voor die opdracht, en de praktische details. Op basis daarvan kan de docent direct akkoord geven of de opdracht teruggeven, waarna het systeem zo nodig automatisch een vervolgvoorstel doet aan een andere passende docent.
Na afloop van een opdracht gebruikt de docent hetzelfde portaal voor het indienen van de factuur en het declareren van onkosten. Een validatie-algoritme bepaalt of een factuur automatisch goedgekeurd kan worden, of dat handmatige beoordeling nodig is. Voor de docent voelt het als één plek waar alles geregeld wordt. Voor Kleinkunstig betekent het dat een proces dat ooit handmatig per docent en per opdracht liep, nu volledig zelfsturend is.
Van opdracht tot uitbetaling
De portaal-input loopt via het ERP door naar de financiële administratie. Goedgekeurde facturen worden in batch verzonden naar Snelstart en klaargezet voor gefaseerde uitbetaling. De keten van opdracht-aanmaak, planning, akkoord, uitvoering, factuur en uitbetaling is daarmee end-to-end geautomatiseerd.
Daarbovenop loopt een synchronisatie met ActiveCampaign voor de marketing-automation rond evenementen, en een Azure-omgeving die de moderne componenten host en koppelt aan het bestaande ERP.
Een doorlopende samenwerking
Wat hierboven staat is de kern, maar niet het volledige beeld. In ruim tien jaar samenwerking is er ook gebouwd aan geautomatiseerde communicatie rond evenementen, dynamische evaluatieformulieren na afloop, automatische verwerking van klantfacturen, en een leerling-inplansysteem dat scholen op locatie gebruiken zodat elke leerling kan kiezen welke workshop hij of zij wil volgen.
Het patroon is steeds hetzelfde. Een proces dat handwerk kostte, wordt onder de motorkap geautomatiseerd, zodat het team van Kleinkunstig zich kan richten op de inhoud en de groei van de organisatie.
Wat de klant zegt
Volgende stap
Een klantenportaal of webapplicatie voor jouw organisatie?
Neem contact op en vertel je verhaal.